Der auf einem Diplom gedruckte Name entspricht nicht immer dem im Personenstandsregister eingetragenen Nachnamen. Name des Ehepartners, Name eines Elternteils, der bei der Geburt nicht übertragen wurde, Doppelname, der frei gewählt werden kann: Es gibt mehrere Optionen, um einen Gebrauchsname auf diesem Dokument anzugeben. Die Frage stellt sich zum Zeitpunkt der Einschreibung an der Einrichtung, da in diesem Schritt die Wahl Auswirkungen auf die am Ende des Studiengangs ausgestellten Dokumente hat.
Nationales Diplom und interne Dokumente: Was die Einrichtung ändern kann
Die Unterscheidung zwischen dem nationalen Diplom und den internen Verwaltungsdokumenten wird selten erklärt. Das Staatsdiplom bleibt grundsätzlich an das Personenstandsregister des Inhabers gebunden. Die Universitäten, die anbieten, einen Vornamen oder Gebrauchsname zu verwenden, wie die Universität Grenoble Alpes seit 2024-2025, weisen darauf hin, dass diese Möglichkeit “die meisten internen Dokumente” betrifft (Studierendenausweis, Anwesenheitslisten, ENT).
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Das nationale Diplom unterliegt anderen Regeln. Damit ein Gebrauchsname darauf erscheint, muss die Einrichtung ihn in der Regel zum Zeitpunkt der Einschreibung registriert haben und die Anfrage muss mit den Vorschriften zur Ausstellung des Diploms übereinstimmen. Das Verständnis von dem Gebrauchsname auf einem erhaltenen Diplom setzt also voraus, dass man zwischen dem, was zum täglichen administrativen Komfort gehört, und dem, was auf dem offiziellen Diplom erscheint, unterscheidet.
Der Name auf dem Diplom hängt davon ab, was bei der Einschreibung angegeben wurde. Eine Korrektur nach der Ausstellung ist möglich, aber das Verfahren variiert von Einrichtung zu Einrichtung und kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.
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Gebrauchsname nach der Eheschließung oder Name eines Elternteils: Vergleichstabelle der Optionen
Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt es jeder volljährigen Person, im Alltag einen Gebrauchsname zu verwenden. Die häufigsten Fälle zum Zeitpunkt der Einschreibung an einer Hochschule lassen sich in drei Kategorien einteilen.
| Situation | Möglicher Gebrauchsname | Übliche Nachweise |
|---|---|---|
| Ehe | Nur der Name des Ehepartners oder Doppelname (Geburtsname + Name des Ehepartners, freie Reihenfolge) | Ehevertrag oder Familienbuch |
| Name des nicht übertragenen Elternteils | Nur der Name des anderen Elternteils oder Doppelname (Nachname + Name des anderen Elternteils, freie Reihenfolge) | Geburtsurkunde mit Angabe der Abstammung |
| Doppelname bei der Geburt | Nur einer der beiden Namen | Geburtsurkunde |
In jedem Fall ist der Gebrauchsname optional und das Ergebnis einer persönlichen Wahl. Weder die Verwaltung noch der Arbeitgeber können die Verwendung eines Gebrauchsname vorschreiben.
Reihenfolge der Namen bei einem Doppelname
Der Doppelname kann in der vom Inhaber gewünschten Reihenfolge zusammengesetzt werden. Eine Person, die als Durand geboren wurde und Martin heiratet, kann sich als “Durand-Martin” oder “Martin-Durand” vorstellen. Die gleiche Freiheit gilt, wenn der Doppelname den Nachnamen und den nicht übertragenen Namen des Elternteils kombiniert.
Diese Flexibilität hat eine Grenze: Im Falle eines Doppelname von Herkunft (zwei bei der Geburt übertragene Namen) kann nur ein Name pro Elternteil in die Zusammensetzung des Gebrauchsname eingehen.
Angabe des Gebrauchsname bei der Einschreibung: Verfahren und einzureichende Unterlagen
Die meisten Hochschulen verlangen, dass der Gebrauchsname bereits bei der ersten administrativen Einschreibung angegeben wird. Einige Universitäten, wie die Universität Paris Cité, haben ein spezielles Formular und einen internen Validierungsprozess eingerichtet, um diese Anfragen zu bearbeiten.
Die erforderlichen Nachweise variieren je nach Situation:
- Für einen Gebrauchsname im Zusammenhang mit der Ehe: Kopie der Eheurkunde oder des Familienbuchs. Im Falle einer Scheidung kann das Urteil, das die Erlaubnis zur Beibehaltung des Gebrauchsname festlegt, angefordert werden.
- Für einen Gebrauchsname im Zusammenhang mit der Abstammung: vollständige Kopie der Geburtsurkunde, die den Namen des betreffenden Elternteils angeben muss.
- Für eine Änderung während des Studiums: spezifisches Formular der Einrichtung, begleitet von dem Nachweis, der dem gewünschten neuen Gebrauchsname entspricht.
Die Angabe des Gebrauchsname vor Ende des ersten Semesters vermeidet spätere Korrekturen auf den Notenblättern und dem Diplom.
Änderung nach Erhalt des Diploms
Ein bereits unter dem Nachnamen ausgestelltes Diplom kann beim Studierendensekretariat oder beim Rektorat, je nach Einrichtung, auf Berichtigung beantragt werden. Das Verfahren erfordert die Vorlage der gleichen Nachweise wie bei der Einschreibung, manchmal wird auch das Originaldiplom benötigt.
Die Bearbeitungszeit hängt von der Einrichtung ab. Einige Universitäten stellen ein korrigiertes Diplom aus, andere geben eine ergänzende Bescheinigung aus, die den Gebrauchsname erwähnt.
Gebrauchsname auf einem Diplom und berufliche Verwendung: was gültig ist
Der im Personenstandsregister eingetragene Nachname bleibt der einzige, der auf offiziellen Dokumenten volle rechtliche Gültigkeit hat. Der Gebrauchsname, der auf einem Diplom erscheint, ändert nicht den Personenstand. Jeder Arbeitgeber oder jede Verwaltung kann die Identität über die Geburtsurkunde überprüfen, unabhängig davon, welcher Name auf dem Diplom steht.
In der Praxis erleichtert die Konsistenz zwischen den Dokumenten die Verfahren. Ein Diplom mit dem Gebrauchsname “Durand-Martin”, das mit einem Personalausweis übereinstimmt, der denselben Gebrauchsname angibt, vermeidet Erklärungsanforderungen bei einer Einstellung oder einer Anmeldung bei einer Berufsorganisation.
Um den Gebrauchsname im Personalausweis oder Reisepass erscheinen zu lassen, erfolgt die Anfrage bei der Erneuerung des Dokuments, indem das entsprechende Feld für den Gebrauchsname angekreuzt und der passende Nachweis (Eheurkunde oder Geburtsurkunde je nach Fall) vorgelegt wird.
Fall der Namensänderung durch Dekret
Die Namensänderung (durch Dekret oder durch das vereinfachte Verfahren zur Annahme des nicht übertragenen Namens des Elternteils) hat einen anderen Effekt: der neue Name ersetzt den alten im Personenstand. Das Diplom kann dann korrigiert werden, um diese Änderung widerzuspiegeln, die nicht mehr nur ein Gebrauchsname, sondern eine endgültige Änderung ist.
Die Wahl zwischen Gebrauchsname und Namensänderung hängt von dem verfolgten Ziel ab. Der Gebrauchsname kann frei aktiviert und deaktiviert werden, ohne gerichtliches Verfahren. Die Namensänderung ist in der Praxis irreversibel und ändert alle Identitätsdokumente.