De naam die op een diploma staat, komt niet altijd overeen met de achternaam die in de burgerlijke stand is geregistreerd. Naam van de partner, naam van de ouder die bij de geboorte niet is doorgegeven, dubbele samengestelde naam: er zijn verschillende opties om een gebruiksnaam op dit document te vermelden. De vraag stelt zich op het moment van inschrijving bij de instelling, want het is in deze fase dat de keuze effect heeft op de documenten die aan het einde van de opleiding worden afgegeven.
Nationaal diploma en interne documenten: wat de instelling kan wijzigen
Het onderscheid tussen het nationale diploma en de interne administratieve documenten wordt zelden uitgelegd. Het staatsdiploma blijft in principe afgestemd op de burgerlijke stand van de houder. Universiteiten die de mogelijkheid bieden om een voornaam of gebruiksnaam te gebruiken, zoals de Universiteit Grenoble Alpes sinds 2024-2025, geven aan dat deze mogelijkheid betrekking heeft op “de meeste interne documenten” (studentenkaart, presentielijsten, ENT).
Aanrader : Hoe kies je tussen poeder- of vloeibare wasmiddel voor een onberispelijke was?
Het nationale diploma volgt andere regels. Om een gebruiksnaam op het diploma te laten vermelden, moet de instelling deze doorgaans bij de inschrijving hebben geregistreerd en moet de aanvraag voldoen aan de teksten die de afgifte van het diploma regelen. Begrijpen de gebruiksnaam op een behaald diploma vereist dus dat we onderscheiden wat betrekking heeft op het dagelijkse administratieve gemak en wat op het officiële perkament staat.
De naam op het diploma hangt af van wat bij de inschrijving is verklaard. Corrigeren na de afgifte is mogelijk, maar de procedure verschilt van instelling tot instelling en kan enkele maanden duren.
Ook interessant : Hoe kies je de juiste maat voor een belastingvrije zwembad om belastingen te vermijden
Gebruiksnaam na huwelijk of naam van een ouder: vergelijkende tabel van opties
Het burgerlijk wetboek staat elke meerderjarige toe een gebruiksnaam te gebruiken in het dagelijks leven. De meest voorkomende gevallen bij de inschrijving in een instelling voor hoger onderwijs vallen in drie categorieën.
| Situatie | Mogelijke gebruiksnaam | Gewoonlijk bewijsstuk |
|---|---|---|
| Huwelijk | Alleen de naam van de partner of een dubbele naam (achternaam + naam van de partner, vrije volgorde) | Huwelijksakte of gezinsboek |
| Naam van de ouder die niet is doorgegeven | Alleen de naam van de andere ouder of een dubbele naam (achternaam + naam van de andere ouder, vrije volgorde) | Geboorteakte die de filiation vermeldt |
| Dubbele achternaam bij de geboorte | Een van de twee namen | Geboorteakte |
In elk geval blijft de gebruiksnaam optioneel en is het het resultaat van een persoonlijke keuze. Niemand, noch de administratie noch de werkgever, kan het gebruik van een gebruiksnaam opleggen.
Volgorde van de namen in een dubbele gebruiksnaam
De dubbele gebruiksnaam kan in de gewenste volgorde door de houder worden samengesteld. Een persoon die Durand heet en Martin trouwt, kan zich presenteren als “Durand-Martin” of “Martin-Durand”. Dezelfde vrijheid geldt wanneer de dubbele naam de achternaam en de naam van de niet doorgegeven ouder combineert.
Deze flexibiliteit heeft een limiet: in het geval van een dubbele achternaam van oorsprong (twee namen die bij de geboorte zijn doorgegeven), mag slechts één naam per ouder in de samenstelling van de gebruiksnaam worden opgenomen.
Gebruik van de gebruiksnaam bij inschrijving: procedure en te overleggen documenten
De meeste instellingen voor hoger onderwijs vragen om de gebruiksnaam bij de eerste administratieve inschrijving op te geven. Sommige universiteiten, zoals de Universiteit Parijs Cité, hebben een speciaal formulier en een intern validatieproces opgezet om deze aanvragen te verwerken.
De bewijsstukken variëren afhankelijk van de situatie:
- Voor een gebruiksnaam die verband houdt met het huwelijk: kopie van de huwelijksakte of het gezinsboek. In geval van echtscheiding kan de uitspraak die de toestemming om de gebruiksnaam te behouden vermeldt, worden gevraagd.
- Voor een gebruiksnaam die verband houdt met de filiation: volledige kopie van de geboorteakte, die de naam van de betrokken ouder moet vermelden.
- Voor een wijziging tijdens de studie: specifiek formulier van de instelling, vergezeld van het bewijsstuk dat overeenkomt met de gewenste nieuwe gebruiksnaam.
De gebruiksnaam voor het einde van het eerste semester opgeven voorkomt latere correcties op de cijferlijsten en het diploma.
Wijziging na het behalen van het diploma
Een diploma dat al is afgegeven onder de achternaam kan worden gecorrigeerd via een verzoek bij de studentenadministratie of het rectoraat, afhankelijk van de instelling. De procedure houdt in dat dezelfde bewijsstukken als bij de inschrijving moeten worden overgelegd, waaraan soms het originele diploma wordt toegevoegd.
De verwerkingstijd hangt af van de instelling. Sommige universiteiten geven een gecorrigeerd perkament opnieuw af, andere verstrekken een aanvullend attest dat de gebruiksnaam vermeldt.
Gebruiksnaam op een diploma en professioneel gebruik: wat rechtsgeldig is
De achternaam die in de burgerlijke stand is geregistreerd, blijft de enige met volledige juridische waarde op officiële documenten. De gebruiksnaam die op een diploma staat, verandert de burgerlijke stand niet. Elke werkgever of administratie kan de identiteit verifiëren via de geboorteakte, ongeacht de naam die op het diploma staat.
In de praktijk vergemakkelijkt de consistentie tussen de documenten de procedures. Een diploma met de gebruiksnaam “Durand-Martin” in combinatie met een identiteitskaart die dezelfde gebruiksnaam vermeldt, voorkomt dat er om uitleg wordt gevraagd tijdens een sollicitatie of inschrijving bij een beroepsorganisatie.
Om de gebruiksnaam op de identiteitskaart of het paspoort te laten vermelden, moet de aanvraag worden gedaan bij de vernieuwing van het document, door het vakje voor de gebruiksnaam aan te vinken en het bijbehorende bewijsstuk (huwelijksakte of geboorteakte afhankelijk van de situatie) te overleggen.
Geval van naamsverandering bij decreet
De naamsverandering (via decreet of via de vereenvoudigde procedure die het mogelijk maakt de naam van de niet doorgegeven ouder aan te nemen) heeft een ander effect: de nieuwe naam vervangt de oude in de burgerlijke stand. Het diploma kan dan worden gecorrigeerd om deze wijziging weer te geven, die niet langer een eenvoudig gebruik is, maar een definitieve wijziging.
De keuze tussen gebruiksnaam en naamsverandering hangt af van het beoogde doel. De gebruiksnaam kan vrij worden geactiveerd en gedeactiveerd, zonder juridische procedure. De naamsverandering is in feite onomkeerbaar en wijzigt alle identiteitsdocumenten.